La globalización nos ha llevado a ser una sociedad que mantiene diversas relaciones profesionales, con personas de distintas partes del mundo y que hablan otros idiomas. De igual manera, los avances tecnológicos nos han permitido acceder a un sinfín de herramientas que son de utilidad para dar seguimiento a los proyectos empresariales, aunque no es novedad que el email es la forma más sencilla para intercambiar avances, opiniones y aprobaciones.
Por lo anterior, dar una respuesta adecuada a un correo electrónico es cosa seria y más aún si éste debe ser escrito en inglés; según un estudio, la forma en la que redactas dichos mensajes refleja mucho de tu personalidad y desempeño laboral, por lo que no puedes quedar mal.
Asimismo, el mundo laboral no solo nos solicita atender a un mail de manera asertiva, sino que nos pide saber hacerlo en inglés, pues es la llave para acceder al entendimiento sobre cualquier tema cuando tratamos con personas de otras nacionalidades. De acuerdo a un reporte del British Council, el inglés es el idioma más hablado en el mundo ya que uno de cuatro habitantes lo habla; además, es el idioma en común en ámbitos como la diplomacia, el comercio, los medios de comunicación y las nuevas tecnologías.
Al British Council, le interesa que te conviertas en un experto en la escritura de correos en inglés por lo que te comparte algunos puntos básicos para que tu email quede impecable.
- Siempre debes incluir esta línea pues es a lo primero que se presta atención (además del nombre del emisor). Éste no debe solo existir sino ser útil, ya que debe darle al lector un contexto. Resume lo que quieres decir en un punto principal y úsalo como asunto.
- Saludo atemporal. En negocios, los saludos no deben tener un tiempo definido ya que nos ayudará a tener un contacto personalizado y no evidenciaremos cuándo lo hemos enviado o cuánto tiempo se ha tardado el destinatario en abrirlo. Además, será importante determinar qué tan formal o informal quieres que sea el tono del mensaje.
Ejemplos.
Cuando sabes el nombre de a quién va dirigido es realmente sencillo iniciar una conversación.
Hi (Name), | Hola (Nombre),
Dear (Name) | Querido/a (Nombre)
Te recomendamos usar solamente el primer nombre de la persona, ya que escribir un nombre completo como “Alexa, C. Roth” puede ser identificado como spam. En el caso en el que no sepas el nombre de a quién va dirigido, puedes usar una de estas opciones.
Greetings, | Saludos,
Hi there, | Hola,
- Introducción. Esta debería hablar por sí misma y ayudar al lector a entender quién eres y el motivo por el cual le envías un correo. Si por ejemplo estás pidiendo ayuda o informes, es de especial importancia que expliques cualquier detalle que pueda facilitarle la tarea a quien lo lee.
Ejemplos.
I’m (Name) and the reason I’m writing to you is because (reason) | Soy (Nombre) y la razón por la que te escribe es (motivo).
The reason I am writing to you is to inform you that… | La razón por la que te escribo es para informarte que…
I’m writing in order to show you… | Escribo para mostrarle…
- Al grano. No olvides dar la información valiosa desde un inicio. Tu mensaje debe ser tan largo como lo requiera, pero tampoco le des muchas vueltas al asunto, todo debe ser claro y conciso: decide qué es lo que quieres decir y dilo, pero tampoco seas muy abrupto porque corres el riesgo de que el receptor malinterprete tu mensaje.
- No importa quién sea el destinatario, siempre debes escribir de forma respetuosa y formal, a menos que ellos indiquen que está bien ser más informal. Cuando acabes de redactar, asegúrate de indicar amablemente que esperas sus comentarios o que agradeces su ayuda, pero nunca escribas líneas disculpándote por “molestarlos” pues además de innecesario transmite un mensaje de debilidad y timidez.
Ejemplos.
Thanks in advance | Gracias de antemano.
I appreciate your (help, input, feedback, etc.) | Aprecio su (ayuda, comentarios, feedback, etc).
Looking forward to hearing from you | Esperando saber pronto de usted.
- Revisión. Aunque no debería ocurrir, uno o dos errores se dejan pueden pasar por alto, pero un email que no se entiende para nada resulta molesto y confuso. Estás a tiempo de checar que todo lo que has dicho está en orden y que no te ha faltado mencionar nada. Por otro lado, si sientes que tu correo es muy largo y que el lector perderá su tiempo leyéndolo, es porque probablemente así será; revisa nuevamente el mensaje y verifica que estás dando solo la información necesaria sin parloteo.
Finalmente, si buscas desarrollar o perfeccionar tu forma de escribir en inglés, puedes buscar cursos de inglés para negocios enfocado a mejorar las habilidades de comunicación para el trabajo como juntas, negociaciones y presentaciones, así como la escritura de correos electrónicos y reportes profesionales.
